Polityka prywatności serwisów internetowych Gminy Ładzice

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników korzystających z serwisów internetowych Gminy Ładzice, dostępnych pod adresami:

• https://www.ladzice.pl
• https://www.bip.ladzice.pl

Polityka prywatności ma charakter informacyjny i dotyczy przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z ww. serwisów internetowych, w szczególności przeglądaniem ich treści, korzystaniem z formularzy kontaktowych, kierowaniem korespondencji elektronicznej oraz korzystaniem z informacji udostępnionych w Biuletynie Informacji Publicznej.

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w poszczególnych sprawach prowadzonych przez Urząd Gminy Ładzice mogą być przekazywane również w odrębnych klauzulach informacyjnych właściwych dla danego procesu przetwarzania danych osobowych.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisów internetowych Gminy Ładzice jest:

Wójt Gminy Ładzice

ul. Wyzwolenia 36

97-561 Ładzice

tel.: +48 44 68 408 95

e-mail: gmina@ladzice.pl

3. Inspektor Ochrony Danych

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych:

Inspektor Ochrony Danych: Jacek Majak

e-mail: iod@ladzice.pl

Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych możliwy jest we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Administratora. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych nie służy do załatwiania innych spraw urzędowych.

4. Zakres przetwarzanych danych

W związku z korzystaniem z serwisów internetowych Gminy Ładzice mogą być przetwarzane w szczególności następujące kategorie danych:

1. dane identyfikacyjne i kontaktowe przekazane przez użytkownika, w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny lub inne dane podane w treści korespondencji;
2. dane zawarte w formularzach elektronicznych, jeżeli są udostępnione w serwisach;
3. dane zawarte w wiadomościach kierowanych do Urzędu za pośrednictwem poczty elektronicznej, formularzy kontaktowych, ePUAP, e-Doręczeń lub innych środków komunikacji elektronicznej;
4. dane techniczne związane z korzystaniem z serwisów, takie jak adres IP, data i godzina połączenia, informacje o przeglądarce internetowej, systemie operacyjnym, odwiedzonych podstronach oraz informacje zapisywane w logach serwera;
5. dane przetwarzane w związku z publikacją informacji w Biuletynie Informacji Publicznej, w zakresie wynikającym z przepisów prawa.

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania z serwisów oraz rodzaju sprawy, z którą użytkownik zwraca się do Urzędu.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe użytkowników serwisów mogą być przetwarzane w następujących celach:

1. zapewnienia prawidłowego działania serwisów internetowych oraz utrzymania ich bezpieczeństwa;
2. prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej i udostępniania informacji publicznej;
3. obsługi korespondencji kierowanej do Urzędu drogą elektroniczną;
4. obsługi formularzy kontaktowych lub innych formularzy elektronicznych, jeżeli są udostępniane w serwisach;
5. realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze;
6. prowadzenia spraw urzędowych, których dotyczy korespondencja lub formularz;
7. zapewnienia rozliczalności działań Administratora;
8. dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, jeżeli zachodzi taka potrzeba.

Podstawami prawnymi przetwarzania danych osobowych mogą być w szczególności:

1. art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
2. art. 6 ust. 1 lit. e RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi;
3. art. 6 ust. 1 lit. a RODO – gdy użytkownik wyraził zgodę na przetwarzanie danych, np. w zakresie niewymaganym przepisami prawa;
4. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – wyłącznie w przypadkach, w których przesłanka ta może mieć zastosowanie do Administratora i nie dotyczy przetwarzania dokonywanego przez organ publiczny w ramach realizacji jego zadań.

W przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych podstawą przetwarzania mogą być właściwe przesłanki określone w art. 9 ust. 2 RODO, jeżeli dane takie zostaną przekazane przez użytkownika lub ich przetwarzanie będzie wynikało z przepisów prawa.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa.

Dane mogą być również powierzane podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi niezbędne do utrzymania i obsługi serwisów internetowych, systemów informatycznych, poczty elektronicznej, hostingu, obsługi technicznej, prawnej lub organizacyjnej, przy czym takie podmioty przetwarzają dane wyłącznie na podstawie odpowiednich umów i zgodnie z poleceniami Administratora.

Dane mogą być także udostępniane operatorom pocztowym, dostawcom usług komunikacji elektronicznej, podmiotom obsługującym ePUAP, e-Doręczenia lub inne systemy wykorzystywane do komunikacji z administracją publiczną, jeżeli jest to niezbędne do realizacji danej sprawy.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, w jakim zostały zebrane, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności przepisów dotyczących archiwizacji dokumentacji, instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz przepisów regulujących prowadzenie określonych spraw.

Dane techniczne zapisane w logach serwera mogą być przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisów, a następnie usuwane lub anonimizowane, chyba że dłuższe przechowywanie wynika z przepisów prawa lub potrzeby wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa określone w RODO, w szczególności:
2. prawo dostępu do swoich danych;
3. prawo żądania sprostowania danych;
4. prawo żądania usunięcia danych, w przypadkach określonych w RODO;
5. prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych;
6. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, gdy podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO, a w przypadkach, w których ma zastosowanie – również art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
7. prawo do przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany;
8. prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
9. Zakres realizacji poszczególnych praw może zależeć od podstawy prawnej i celu przetwarzania danych oraz od przepisów szczególnych regulujących daną sprawę.

9. Prawo wniesienia skargi

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

Organem nadzorczym w Polsce jest: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

10. Dobrowolność lub obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych może być:

1. obowiązkowe – jeżeli wynika z przepisów prawa lub jest niezbędne do załatwienia sprawy urzędowej;
2. dobrowolne – jeżeli użytkownik kontaktuje się z Urzędem z własnej inicjatywy lub korzysta z formularza kontaktowego w zakresie niewymaganym przepisami prawa.

Niepodanie danych wymaganych przepisami prawa lub niezbędnych do załatwienia sprawy może uniemożliwić jej rozpatrzenie albo udzielenie odpowiedzi.

11. Pliki cookies i podobne technologie

Serwisy internetowe Gminy Ładzice mogą wykorzystywać pliki cookies lub podobne technologie w celu:

1. zapewnienia prawidłowego działania serwisów;
2. dostosowania sposobu wyświetlania treści do urządzenia użytkownika;
3. utrzymania sesji użytkownika, jeżeli dana funkcjonalność tego wymaga;
4. zapewnienia bezpieczeństwa korzystania z serwisów;
5. prowadzenia podstawowych statystyk dotyczących korzystania z serwisów, jeżeli takie rozwiązania są stosowane.

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas korzystania z serwisów internetowych. Użytkownik może samodzielnie zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej, w tym blokować ich zapisywanie lub usuwać już zapisane pliki.

Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisów internetowych.

Jeżeli w serwisach stosowane są cookies inne niż niezbędne, w szczególności analityczne, statystyczne lub pochodzące od podmiotów zewnętrznych, użytkownik otrzymuje możliwość wyrażenia zgody albo odmowy zgody przed zastosowaniem takich plików cookies lub podobnych technologii, chyba że zgoda nie jest wymagana zgodnie z obowiązującymi przepisami.

12. Logi serwera

Podczas korzystania z serwisów internetowych automatycznie zapisywane mogą być informacje w logach serwera, obejmujące w szczególności:

1. adres IP urządzenia użytkownika;
2. datę i godzinę połączenia;
3. adres odwiedzanej strony;
4. informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym;
5. informacje o błędach lub zdarzeniach technicznych.

Dane zapisane w logach serwera są wykorzystywane w szczególności do administrowania serwisami, zapewnienia ich bezpieczeństwa, diagnozowania problemów technicznych oraz ochrony przed nadużyciami.

13. Formularze i korespondencja elektroniczna

Jeżeli użytkownik korzysta z formularzy kontaktowych, formularzy elektronicznych, poczty elektronicznej, ePUAP, e-Doręczeń albo innych środków komunikacji elektronicznej, dane osobowe podane w tych kanałach będą przetwarzane w celu obsługi korespondencji, udzielenia odpowiedzi albo załatwienia sprawy, której dotyczy kontakt.

W przypadku spraw wymagających prowadzenia postępowania administracyjnego lub innej procedury urzędowej dane będą przetwarzane zgodnie z przepisami właściwymi dla danej sprawy.

14. Media społecznościowe

Gmina Ładzice prowadzi oficjalne profile w mediach społecznościowych, w szczególności profil w serwisie Facebook. Profile te służą informowaniu mieszkańców i innych zainteresowanych osób o działalności Gminy, wydarzeniach, komunikatach, ogłoszeniach, inicjatywach lokalnych oraz sprawach istotnych dla społeczności lokalnej.

W związku z prowadzeniem profili w mediach społecznościowych Administrator może przetwarzać dane osobowe użytkowników, którzy odwiedzają profile Gminy, obserwują je, reagują na publikowane treści, komentują wpisy, udostępniają je, wysyłają wiadomości prywatne albo korzystają z innych funkcji dostępnych w danym serwisie społecznościowym.

Zakres przetwarzanych danych może obejmować w szczególności: nazwę profilu użytkownika, imię i nazwisko lub pseudonim, zdjęcie profilowe, treść komentarzy, treść wiadomości, informacje o reakcjach na publikowane treści, informacje o udostępnieniach, publicznie dostępne informacje zamieszczone przez użytkownika na jego profilu oraz inne dane przekazane przez użytkownika w ramach korzystania z danego serwisu społecznościowego.

Dane osobowe użytkowników profili społecznościowych mogą być przetwarzane w celu:

1. prowadzenia komunikacji z użytkownikami;
2. udzielania odpowiedzi na wiadomości, pytania i komentarze;
3. informowania o działalności Gminy, wydarzeniach, komunikatach i inicjatywach lokalnych;
4. promowania działań Gminy i jednostek organizacyjnych;
5. prowadzenia debaty publicznej i kontaktu z mieszkańcami;
6. zapewnienia porządku i bezpieczeństwa komunikacji na profilu;
7. ochrony przed treściami bezprawnymi, naruszającymi dobra osobiste, zasady współżycia społecznego lub regulaminy serwisów społecznościowych;
8. dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, jeżeli zajdzie taka potrzeba.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest w szczególności art. 6 ust. 1 lit. e RODO, tj. wykonywanie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi, w zakresie komunikacji publicznej, informowania mieszkańców i prowadzenia działań związanych z funkcjonowaniem Gminy.

Serwisy społecznościowe, w tym Facebook, przetwarzają dane osobowe użytkowników na własnych zasadach określonych w regulaminach i politykach prywatności tych serwisów. Administrator nie ma pełnego wpływu na zakres i cele przetwarzania danych realizowanego samodzielnie przez operatorów serwisów społecznościowych.

W zakresie statystyk dotyczących profilu, takich jak informacje o liczbie odwiedzin, reakcjach, zasięgach, grupach odbiorców lub sposobie korzystania z profilu, Administrator może korzystać z narzędzi statystycznych udostępnianych przez operatora serwisu społecznościowego. W przypadku serwisu Facebook przetwarzanie danych w ramach statystyk strony może odbywać się na zasadach współadministrowania z Meta Platforms Ireland Limited, zgodnie z zasadami określonymi przez Meta dla statystyk stron. Zasadnicze informacje dotyczące współadministrowania w zakresie statystyk strony są dostępne w zasadach Meta dotyczących statystyk strony.

Dane osobowe przetwarzane w ramach profili społecznościowych będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych celów, w szczególności przez okres dostępności komentarzy, wiadomości, reakcji lub innych aktywności użytkownika w danym serwisie, a także przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do dochodzenia albo obrony przed roszczeniami. Użytkownik może usunąć swoje komentarze, reakcje lub inne aktywności zgodnie z funkcjonalnościami danego serwisu społecznościowego.

Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa określone w RODO, w szczególności prawo dostępu do danych, sprostowania danych, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W zakresie danych przetwarzanych samodzielnie przez operatora serwisu społecznościowego realizacja praw może następować bezpośrednio wobec tego operatora, zgodnie z zasadami określonymi w jego polityce prywatności.

Organem nadzorczym właściwym w sprawach ochrony danych osobowych w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

15. Publikacja danych w BIP i na stronie internetowej

W Biuletynie Informacji Publicznej oraz na stronie internetowej Gminy Ładzice mogą być publikowane dane osobowe w zakresie wynikającym z przepisów prawa, w szczególności przepisów dotyczących dostępu do informacji publicznej, działalności organów gminy, naborów, zamówień publicznych, konsultacji społecznych, ogłoszeń, wykazów, rejestrów, uchwał, zarządzeń lub innych informacji podlegających publikacji.

Administrator dokłada starań, aby zakres publikowanych danych był adekwatny do celu publikacji oraz wynikał z obowiązujących przepisów prawa.

16. Przekazywanie danych do państw trzecich

Co do zasady Administrator nie przekazuje danych osobowych użytkowników serwisów internetowych Gminy Ładzice do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych. Należy jednak pamiętać, że w przypadku korzystania z zewnętrznych serwisów lub narzędzi, w szczególności mediów społecznościowych, operatorzy tych serwisów mogą przetwarzać dane zgodnie z własnymi zasadami, w tym również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, na warunkach określonych przez tych operatorów i zgodnie z mechanizmami przewidzianymi w RODO.

Jeżeli w serwisach stosowane są narzędzia lub usługi dostawców zewnętrznych, które mogą wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, przekazywanie takie odbywa się wyłącznie na zasadach określonych w RODO oraz po spełnieniu wymaganych warunków prawnych.

17. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe użytkowników serwisów internetowych Gminy Ładzice nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym do profilowania, które wywoływałoby wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływało.

18. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę przetwarzanych danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub nieuprawnionym ujawnieniem.

Środki te są dostosowywane do charakteru przetwarzanych danych, zakresu przetwarzania oraz ryzyk związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

19. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian organizacyjnych, zmian funkcjonalności serwisów internetowych albo zmian sposobu przetwarzania danych osobowych.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana w serwisach internetowych Gminy Ładzice.